Comment rédiger un bail numérique ?

Rédiger un bail ou contrat de location est obligatoire lorsqu’on loue un logement à un locataire qui va en faire sa résidence principale. La loi du 6 juillet 1989 complété par la loi Alur de 2014 fixe les règles précises de ce qui doit figurer dans un bail.

Contrat de bail

La force et la valeur juridique d’un bail numérique sont identiques à celle d’un contrat sous format papier. Il s’agit du document officialisant la relation entre un propriétaire bailleur et son locataire, ainsi que l’usage du bien immobilier loué. Il répond donc à un certain nombre de règle qui doivent être respectées. Voici un tour d’horizon des éléments à prendre en compte pour sa rédaction.

Comment remplir un contrat de location d’appartement ou de maison ?

Un contrat peut être signé entre le bailleur et le locataire, ou faire intervenir un tiers juriste par exemple (huissier). Dans le premier cas, il s’agit d’un document sous seing privé et dans le second, c’est un acte authentique. Cette différence d’appellation n’a pas d’influence sur le contenu des contrats, qui demeure identique. Ces informations sont les suivantes :

  • Informations des parties : nom et adresse du propriétaire (ou du gestionnaire), nom des locataires, date de début du bail numérique.

  • Description de l’habitation : maison ou appartement, nombre de pièce, équipements à usage privatif et commun, surface habitable, type de travaux effectués depuis la dernière location ainsi que leur montant.

  • Loyer et dépôt de garantie : montant du loyer, mode de règlement, règles de révision, valeur du dernier loyer versé par l’ancien locataire, montant du dépôt de garantie.

  • Frais d’agence : si une agence professionnelle intervient dans le cadre de la location, le bail numérique doit comporter la valeur des plafonds de facturation concernant le locataire, ainsi que les clauses se rapportant au partage des frais.

Notez que c’est le décret n°2015-587 du 29 mai 2015 qui impose le modèle de rédaction des contrats locatifs, ainsi que les fiches d’état des lieux. Cela concerne l’ensemble des habitations louées en tant que résidence principale, mais pas les logements sociaux. Chaque partie doit disposer d’une copie du bail numérique.

Comment rédiger un bail locatif meublé ?

Un certain nombre d’équipements obligatoires doivent se trouver dans un logement meublé en location. En voici la liste :

  • Plaques de cuisson

  • Four ou four micro-ondes

  • Ustensiles de cuisine, vaisselle

  • Réfrigérateur

  • Espaces de rangement

  • Table, chaises

  • Literie

  • Luminaires

  • Équipement d’entretien ménager

  • Rideaux pour la chambre à coucher

La durée s’appliquant à ce type de contrats est généralement d’un an, mais peut également être de 9 mois dans le cas où le locataire est un étudiant. Pour une durée d’un an, le renouvellement est automatique si aucune des deux parties ne se manifeste dans le sens contraire. A l’inverse, pour les baux de 9 mois, ce terme prend fin automatiquement, sans qu’aucune obligation de prise de congé ne s’applique.

Il existe donc dans les deux cas une réelle différence avec un bail numérique pour une location vide, puisque la durée de ce dernier est de trois ans pour les résidences principales.

Parmi les documents obligatoires annexés doit figurer la liste des équipements d’accès aux technologies de l’information et de la communication. Cela concerne tous les logements loués depuis le 27 mars 2014.

Par ailleurs, louer un bien meublé implique une charge supplémentaire. En effet, en plus des loyers prévus dans les contrats, des frais doivent être engagés dans les services communs (jardin, escaliers, ascenseur, etc.).

Quels documents pour un bail de location ?

Comme pour le format papier, le bail numérique doit s’accompagner d’un certain nombre de documents obligatoires et facultatifs. Il est possible pour le bailleur comme pour les locataires de ne pas fournir certaines données de nature confidentielles. Pour le futur occupant des lieux, présenter son dossier implique de trouver un garant fiable et de présenter un dossier capable de le distinguer. Voici les documents obligatoires à joindre à votre dossier :

  1. Copie de votre pièce d’identité

  2. Trois derniers bulletins de salaire ou bilans d’entreprise

  3. Justificatif de domicile

De manière facultative, il est possible d’ajouter certains éléments à votre dossier afin de maximiser vos chances d’être sélectionné par le bailleur :

  1. Carte d’étudiant ou carte de séjour

  2. Dernier avis d’imposition (ainsi qu’éventuellement celui du garant)

  3. Copie de la pièce d’identité du garant

  4. Copie de la taxe foncière ou des impôts locaux du garant

  5. Attestation d’employeur

  6. Quittances de loyer de l’ancienne location

  7. Relevé d’identité bancaire

  8. Attestation de la CAF (Caisse d’Allocations Familiales) si vous avez droit aux APL (Aides Personnalisées au Logement)

Il convient de noter que le propriétaire bailleur n’a pas le droit de réclamer certaines informations confidentielles. C’est notamment le cas pour la copie des comptes bancaires, de la carte vitale, du dossier médical, d’un contrat de mariage ou encore d’un extrait de casier judiciaire. Ces interdictions relèvent d’une volonté de l’Etat d’empêcher certaines formes de discriminations au logement et de préserver la vie privée des locataires.

Quelle est la durée d’une caution solidaire ?

Louer un logement expose le propriétaire bailleur à des risques, c’est la raison pour laquelle il réclame à ses locataires de lui présenter des garants. C’est la solution de la caution solidaire qui est généralement privilégiée. Concrètement, il s’agit la plupart du temps d’un proche qui s’engage à verser les loyers en cas de défaillance de l’occupant des lieux.

La durée de cet engagement peut être déterminée ou indéterminée. Elle dépend a priori du bail numérique concerné. Pour une location vide, il s’agit donc d’une période de trois ans, tandis que pour une location meublée, cette période est de 9 mois ou un an. L’engagement se prolonge en cas de reconduction tacite, et figure sur l’acte de cautionnement.

Néanmoins, il est possible que l’acte de cautionnement ne mentionne aucune durée légale. Dans ce cas, le garant peut se rétracter à tout moment et de manière unilatéral. Il devra néanmoins assumer sa responsabilité jusqu’à la fin du bail numérique en cours.

Pour voir nos autres guides sur l’univers du bail :

Guide du bailleur

Guide du locataire

Guide loi Elan

Guide dématérialisation

Guide du déménagement

Guide des diagnostics obligatoires